Wie plane ich einen Geocaching Event?

Es ist wieder Sommer und man hat über die vergangenen Wochen in den einschlägigen Blogs wie zum Beispiel beim Saarfuchs, der auf dem Mega-Event “Bei die Wikingers” war, Beiträge über Events lesen können. Auch der ein oder andere Podcast beschäftigte sich mehr oder weniger intensiv mit der Thematik aus Besucher/Teilnehmersicht – doch welche Schritte erfordert es denn überhaupt, ein Event zu veranstalten? Da ich selbst hier noch ein vollkommen unbeschriebenes Blatt bin, was Orga angeht, dachte ich mir mal, ich wage mich mal ins Reich der künstlichen Intelligenzen, und frage einmal diese, was die denn so zu dem Thema zu erzählen hat. Hier also mal das, was ChatGPT zu dem Thema zum besten gab – meine persönliche Ergänzung zu den Punkten findet ihr dann im Text in kursiver Schrift – einfach, damit man es ein wenig auseinanderhalten kann 🙂

Also: Was schrieb ChatGPT zu dem Thema?

Die Planung eines Geocaching-Events erfordert einige Schritte, um sicherzustellen, dass es für die Teilnehmer eine unterhaltsame und reibungslose Erfahrung wird. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dir dabei helfen kann:

1. Zielsetzung und Thema: Überlege, welches Ziel du mit dem Geocaching-Event erreichen möchtest. Möchtest du einfach nur eine unterhaltsame Zeit für Geocacher bieten oder vielleicht auch eine gemeinnützige Aktion veranstalten? Ein Thema kann das Event interessanter machen, wie zum Beispiel ein Schnitzeljagd-Event, ein historischer Geocache oder ein Umwelt-Sammel-Event. Hier kann man doch erstmal nix sagen – ich würde mal sagen, das passt soweit.
2. Standortauswahl: Finde einen geeigneten Ort für das Event. Dies könnte ein Park, ein Wanderweg, ein Waldgebiet oder sogar eine städtische Umgebung sein. Achte darauf, dass der Ort gut erreichbar ist und genügend Platz für die Teilnehmer bietet. Bisher hab ich in meiner näheren Umgebung Events eher so im gastronomischen Umfeld gesehen, aber natürlich ist so ein Outdoor-Event sicherlich mehr am Thema Geocaching. In der Kneipe sitzen kann ja jeder!
3. Genehmigungen: Stelle sicher, dass du eventuell notwendige Genehmigungen einholst, um das Event am gewählten Standort durchzuführen. Manche Parks oder Naturschutzgebiete erfordern möglicherweise eine vorherige Genehmigung. Ich denke, dies ist auch ein sehr wichtiger Punkt. Grundsätzlich sollte man, wenn man irgendwo eine Veranstaltung plant, auch sicher sein, dass man das dort auch darf. Manchmal kann es ja auch sogar sein, dass man für die Nutzung von Flächen/Räumlichkeiten einen Miet-Obulus an die Stadt/Gemeinde oder wen auch immer zahlen muss – ich habe schon selbst ein Funkertreffen vor über 20 Jahren organisiert, bei dem wir für die Grillhütte einen Pfand hinterlegen mussten, den wir aber wieder retour bekamen bei der Schlüsselrückgabe und Sicherstellung, dass der Ort sauber und intakt verlassen wurde.
4. Datum und Zeitpunkt: Wähle ein geeignetes Datum und einen Zeitpunkt für das Event. Berücksichtige dabei die Wetterbedingungen und eventuell andere Veranstaltungen oder Feiertage, die mit dem Event kollidieren könnten. Dem kann ich nur beipflichten. Ist immer doof, wenn keiner kommt, weil es andere, interessantere Dinge im näheren Umfeld gibt.
5. Geocaches erstellen: Erstelle eine Reihe von Geocaches, die die Teilnehmer während des Events finden können. Stelle sicher, dass die Caches gut versteckt sind und den örtlichen Richtlinien entsprechen. Du könntest auch spezielle Geocaches für das Event erstellen, die sich auf das Thema beziehen. Nun, hier bin ich nicht sicher, ob dies als “Must-have” zu sehen ist. Die Events, bei denen ich bisher war, hatten keine speziellen Event-Caches – lagen aber an Orten, wo im näheren Umfeld sowieso schon Caches ausgelegt waren, so dass man hier auf dem Hin- oder Rückweg durchaus einen Beifang hätte abstauben können.
6. Eventbeschreibung: Schreibe eine detaillierte Beschreibung für das Event und die Geocaches. Nenne wichtige Informationen wie den Treffpunkt, die Uhrzeit, den Schwierigkeitsgrad der Caches und eventuelle Besonderheiten des Events. Genau – ein detailreiches Listing, evtl. mit Beschreibung, wo man gut (und günstig?) parken kann oder dergleichen, ist sicherlich gut zu haben. Detailreich bedeutet jetzt nicht, dass man hier eine Banderole an Roman produzieren muss, aber die most-wanted facts about it sollten es schon sein.
7. Kommunikation und Werbung: Verbreite die Eventbeschreibung über geeignete Plattformen für Geocacher, wie zum Beispiel auf Geocaching-Websites, Foren oder sozialen Medien. Stelle sicher, dass die Teilnehmer alle relevanten Informationen erhalten und sich vorher anmelden können, wenn gewünscht. Marketing is everything! Wer es nicht weiß – kann nicht kommen. Nur darauf zu vertrauen, dass die Leute sich über die Geocaching-Platformen per Mail über veröffentlichte (Event-)Listings im Umfeld informieren lassen, kann nach hinten losgehen – sei denn, man möchte wirklich einen etwas kleineren Kreis haben, weil die Location zum Beispiel ungeeignet ist für eine Anzahl jenseits der 20 Teilnehmer.
8. Sicherheit und Vorbereitung: Denke an die Sicherheit der Teilnehmer. Gib Hinweise zu möglichen Gefahren in der Umgebung und empfehle geeignete Ausrüstung wie bequeme Kleidung, festes Schuhwerk und eventuell Mückenschutz. Ich kann mir vorstellen, dass dies sicherlich in den Fällen, wo man von “normaler Alltagskleidung” abweicht, sinnvoll wird. Meist sollte aber schon anhand der Location für den Besucher klar sein, ob hier eher ein Lakierer-Overall notwendig wird oder ob die legere Alltagskleidung durchaus taugt, um zum Beispiel in einer Pizzeria an einem Meet-and-Eat-Event teilzunehmen 🙂
9. Eventdurchführung: Am Tag des Events begrüße die Teilnehmer herzlich, gebe eine kurze Einführung und erkläre die Regeln. Stehe für Fragen zur Verfügung und sorge dafür, dass sich alle wohl und sicher fühlen. Ok – hab ich bisher bei den wenigen Events, die ich besucht hab, so nie mitbekommen. Trifft aber vermutlich auf CITO-Events oder dergleichen sehr gut zu, weil man hier ja eine Aufgabe erfüllen muss (z.B. einen Wald vom Müll befreien). Da gehört natürlich eine Einweisung und ggf. auch Anleitung der Teilnehmer, dazu.
10. Abschluss: Nach dem Event könnt ihr euch in gemütlicher Runde treffen, Erfahrungen austauschen und vielleicht sogar Preise für besondere Leistungen vergeben. Nach dem Event meint sicherlich hier “Am Ende des Events”, also wenn zum Beispiel der Müll eingesammelt ist oder dergleichen. Bei einem Meet-and-Eat zum Beispiel wird man wohl schon während des Events genug miteinander geredet haben, so dass hier so eine “Manöverkritik” nicht mehr nötig sein dürfte.

Denke daran, dass die Organisation eines Geocaching-Events Zeit und Mühe erfordert, aber es kann auch sehr belohnend sein, die Freude der Teilnehmer beim gemeinsamen Suchen und Entdecken zu erleben. Viel Erfolg bei deinem Geocaching-Event! Dass Organisation einer Veranstaltung Arbeit ist, die man sich nur antun sollte, wenn man den Belastungen gewachsen ist. Soweit also auch ok.

So, das war also das, was ChatGPT zum Thema rausgespuckt hat mit meinen Kommentaren. Ich persönlich fand die Auflistung jetzt sehr interessant und sie zeigte mir jetzt die Aspekte, auf die man wohl achten sollte. Ob dies jetzt für alle Events strickt so gehandhabt werden muss, das kann man denke ich selbst beurteilen, wenn man sein eigenes Event plant. Vielleicht versuche ich mich mal an einem Event – eine geeignete Location ist mir schon durch den Kopf geschossen!

Habt ihr schon mal ein Event geplant und durchgeführt? Was habt ihr dabei an Erfolgen und Mißerfolgen gehabt? Gerne dürft ihr mir eure Erfahrungen in den Kommentaren breittreten 🙂